Die automatische Spesenabrechnung von YellowFox erfasst spesenrelevante Fahrteninformationen automatisch und berechnet Reisekosten gemäß aktuellen Länderpauschalen oder individuellen Regelungen.
Automatische Spesenabrechnung
Spesenabrechnungen effizient erstellen – ganz ohne handschriftliche Belege, ohne fehlerhafte Angaben, ohne Aufwand. Jetzt entdecken!
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Entlastung für Fahrer und Buchhaltung
Spesenabrechnungen gemäß Bundesreisekostengesetz (BRKG) gehören in vielen Unternehmen zu den monatlich wiederkehrenden Aufgaben für Mitarbeiter in der Buchhaltung oder Verwaltung. Ob Buchhalter oder Fahrer – die Begeisterung über die aufwendige, händische Spesenabrechnung hält sich stets in Grenzen – bis jetzt! Mit YellowFox können Sie standortgenaue Reisekosten automatisiert erfassen und abrechnen.
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![Spesenabrechnung Arbeitnehmer]( "Spesenabrechnung Arbeitnehmer")
Vorteile der Spesenabrechnung für Arbeitnehmer
- Reisekostenformulare ausfüllen — entfällt
- Datenlücken oder Fehler in der Zettelwirtschaft — entfallen
- Übergabe von Spesen an die Buchhaltung — entfällt
- Persönlicher Jahresspesenbericht zur Vorlage beim Finanzamt
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![Spesenabrechnung Arbeitgeber]( "Spesenabrechnung Arbeitgeber")
Vorteile der Spesenabrechnung für Arbeitgeber
- Sammeln / Anfordern der Formulare — entfällt
- Plausibilitätsprüfungen der Reisekosten — entfallen
- manuelle Eingabe der Rohdaten in Software — entfällt
- Verfügbarkeit der Spesen-Daten in Echtzeit
So funktioniert die elektronische Spesenabrechnung
Minimieren Sie den Arbeitsaufwand der Reisekostenabrechnung für Fahrer und Buchhaltung und schaffen Sie somit echte Entlastung für Ihre Mitarbeiter. Senken Sie die Kosten für diesen Verwaltungsakt und lenken Sie die Konzentration Ihres Fachpersonals auf Wesentliches.
Ihre Spesenabrechnungen sind ab sofort fertig, bevor Sie oder Ihre Kollegen auch nur eine Mausbewegung ausgeführt haben. Die Telematik im Fahrzeug ermittelt alle notwendigen Daten zur Reisetätigkeit Ihrer Fahrer. Ob auf Basis der Länderpauschalen (gemäß Tabelle des Bundesministerium für Finanzen) oder einer firmenspezifischen, individuellen Regelung: Ihre Spesenabrechnungen sind schon erledigt - ohne Aufwand.
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![Spesenabrechnung Geringer Aufwand]( "Spesenabrechnung Geringer Aufwand")
Stammdaten einmalig erfassen
- Personaldaten
- Wohnort und erste Tätigkeitsstätte
- ggfs. firmeneigene Spesensätze hinterlegen
Daten zur Spesenabrechnung werden automatisch gesammelt.
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![Spesenabrechnung Online Erstellen]( "Spesenabrechnung Online Erstellen")
Bericht erzeugen und prüfen
- Mitarbeiter und Zeitraum wählen
- Spesenabrechnung ansehen & prüfen
- ggfs. Änderungen vornehmen und speichern
Automatische Reports sind via Serienfunktion möglich.
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![Spesenabrechnung Reisekostenerstattung]( "Spesenabrechnung Reisekostenerstattung")
Spesenabrechnung abschließen
- Datenexport via Excel, CSV oder Schnittstelle
- Reisekostenabrechnung als Beleg im PDF-Format drucken
- komfortabel mit Kalenderübersicht
Verlässliche Ergebnisse dank belastbarer Fakten.
Funktionen der Reisekostenabrechnung im Überblick
Schnellere Spesenabrechnung, weniger Verwaltung: Geschäftsreisen verursachen oftmals erhebliche Kosten. In der Praxis ist es häufig jedoch nicht möglich bei Fahrtkosten, Unterbringung oder Spesen zu sparen. Reduzieren Sie daher den Verwaltungsaufwand mit der automatischen Reisekostenabrechnung.
Mit YellowFox die Spesenabrechnung automatisieren
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Jahresspesenbericht für Mitarbeiter
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Verfügbarkeit der Daten in Echtzeit
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automatisierte Datenerfassung
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automatische Reports mit Serienfunktion
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länderspezifische Spesensätze automatisch hinterlegt
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auf Wunsch individuelle Spesensätze
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integrierte Plausibilitätsprüfung
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Ausgabe steuerrelevater Informationen
FAQ zur automatischen Spesenabrechnung
Hier haben wir in aller Kürze die wichtigsten Fragen und Antworten zur automatischen Spesenabrechnung von YellowFox für Sie zusammengefasst.
Was ist die automatische Spesenabrechnung von YellowFox?
Welche Vorteile bietet die automatische Spesenerfassung für Arbeitnehmer?
Arbeitnehmer vermeiden manuelle Formulare, reduzieren Fehlerquellen und erhalten einen automatischen Spesenbericht zur Vorlage beim Finanzamt.
Welche Vorteile bietet die automatische Spesenlösung für Arbeitgeber?
Arbeitgeber profitieren von Zeitersparnis durch automatisierte Datenerfassung der Spesen, reduzierte Fehlerquote und sofort verfügbare Echtzeitdaten.
Wie funktioniert die automatische Spesenerfassung technisch?
Telematik-Hardware im Fahrzeug erfasst relevante Daten automatisch und überträgt diese direkt ins YellowFox-Portal zur sofortigen Nutzung durch die Buchhaltung für die Abrechnung.
Können individuelle Regelungen bei der automatischen Spesenabrechnung berücksichtigt werden?
Ja, individuelle, firmenspezifische Regelungen zur Reisekostenberechnung sind problemlos hinterlegbar.
Ist die automatische Spesenabrechnung mit dem Bundesreisekostengesetz (BRKG) konform?
Ja, die automatische Spesenabrechnung entspricht den Vorgaben des Bundesreisekostengesetzes (BRKG).
Ist die automatische Spesenerfassung für Unternehmen jeder Größe geeignet?
Ja, die Lösung lässt sich flexibel an Unternehmen unterschiedlicher Größen und Branchen anpassen.
Kann ich den Spesenbericht in DATEV importieren? Gibt es eine DATEV-Schnittstelle?
Ja, YellowFox bietet eine DATEV-kompatible Schnittstelle, sodass Sie Ihre Spesenberichte direkt und unkompliziert in DATEV importieren können.
Wie funktioniert die automatische Spesenerfassung im Detail?
Die automatische Spesenerfassung erfolgt über Telematikgeräte in den Fahrzeugen. Alle relevanten Fahrtdaten werden erfasst, übertragen und stehen direkt im System zur Prüfung und Freigabe zur Verfügung.
Können wir eine Pauschalbesteuerung der Spesen ausgeben lassen?
Ja, es besteht die Möglichkeit, eine Pauschalbesteuerung innerhalb der automatischen Spesenlösung zu hinterlegen und entsprechend auszugeben.
Nehmen Sie jetzt Kontakt auf!
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